(総則)

第1条　本市における文書の取扱いについては、別に定めがあるもののほか、この規程の定めるところによる。

(定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書事務取扱いの原則)

第3条　文書事務の取扱いは、正確、迅速、丁寧に行い、もつて事務能率の向上に努めなければならない。

(課長の責務)

第4条　課の長(以下「課長」という。)は、常にその課における文書事務の取扱いが文書事務取扱いの原則に従つて行われるよう努めなければならない。

(文書取扱担当者)

第4条の2　課長の文書事務を補佐するため、課に文書取扱担当者を置く。

(総務課長の文書事務取扱いの指導)

第4条の3　総務部総務課(以下「総務課」という。)の長(以下「総務課長」という。)は、課の文書事務取扱状況について随時調査し、その取扱いが文書事務取扱いの原則に従つて行われるように指導しなければならない。

(文書取扱いの責任区分)

第5条　文書取扱いの責任区分は、特別の定めがある場合を除くほか、次に掲げるとおりとする。

第6条　削除

(職員以外の者の文書の閲覧)

第7条　文書は、廿日市市情報公開条例(平成12年条例第1号)及び廿日市市個人情報保護条例(平成12年条例第22号)に基づく場合を除き、職員以外の者に謄写若しくは閲覧させ、又はその写しを与えてはならない。ただし、市長の許可を得たとき又は行政を執行するために必要であり、かつ、明らかに第三者の権利利益を侵害することがない場合で、当該文書を保管する課長の許可を得たときは、この限りでない。

(文書の庁外持ち出し)

第8条　文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、当該文書を保管する課長の許可を受けたときは、この限りでない。

(条例等の記号及び番号)

第9条　条例、規則、告示及び訓令(以下「市法規」と総称する。)には、その種類ごとに記号及び番号を付けるものとする。

(分類基準表)

第10条　文書は、原則として、分類基準表(別表第1)により分類しなければならない。

(簿冊管理簿)

第10条の2　主務課長は、簿冊管理簿を毎会計年度の当初に文書管理システムにより登録しておかなければならない。

(文書分類記号及び保存年限)

第11条　文書には、文書管理システムに所定の事項を記録する方法により文書分類記号及び保存年限を付けなければならない。ただし、部外者に対する文書については、この限りでない。

第12条から第15条まで　削除

(文書の収受及び交付)

第16条　市に到着した文書(電子文書交換システムにより受信された電子文書を除く。以下この条において同じ。)は、第5条の規定により特別の定めをするもののほか、総務課において収受し、次の各号に定める方法により交付しなければならない。ただし、ファクシミリ装置(以下「ファクシミリ」という。)又は電子通信システム(以下「電子メール」という。)により受信された文書の収受及び交付については、この限りでない。

(電子文書交換システムによる電子文書の収受及び交付)

第16条の2　電子文書交換システムにより受信した電子文書は、総務課において収受し、次に定めるところにより処理しなければならない。

(主務課における文書の取扱い)

第17条　主務課長は、文書の交付を受けたときは、必要に応じて当該文書等の余白に文書収受印(別記様式第2号)を押印し、次の各号に掲げる区分に従い、当該各号に定める処理をしたうえ、自ら処理するもののほか、その処理方針を示して主務係長に交付しなければならない。

(休庁日及び執務時間外に到着した文書の収受及び交付)

第18条　休庁日及び執務時間外に到着した文書(ファクシミリ若しくは電子メール(以下「ファクシミリ等」という。)又は電子文書交換システムにより受信された文書を除く。)の収受及び交付については、別に定めるところによる。

(収受すべきでない文書)

第19条　総務課は、市役所に到着した文書で収受すべきでないものについては、返送その他必要な処置を採らなければならない。

(郵便料金の不足又は未納の文書)

第20条　郵便料金の不足又は未納の文書は、官公署から発送されたもの又は総務課長が必要と認めたものに限り、その不足又は未納の料金を支払い、これを収受することができる。

(主管に属さない文書)

第21条　各課において、その主管に属さない文書が交付されたときは、速やかに当該文書の主管課に回付し、又は総務課に返付しなければならない。

第22条　削除

(電話等による聴取)

第23条　各課において電話又は口頭で受理した事案のうち重要なものは、聴取表(別記様式第3号)に記載して取り扱わなければならない。

(文書の供覧)

第24条　交付を受けた文書のうち閲覧だけにとどめるものは、当該文書の余白に「供覧」と記載し、参考事項を付記して上司に供覧しなければならない。この場合において、他の課に関係のある供覧の文書は、当該文書の写しを当該関係課に送付し、又は当該文書の主旨を口頭で当該関係課に通知するものとする。

(起案文書の作成)

第25条　起案文書は、電子決裁による場合にあつては文書管理システムにより、電子決裁によらない場合にあつては起案用紙(別記様式第4号)を用いて作成しなければならない。ただし、次の各号に掲げるものの起案については、当該各号に定めるところにより処理することができる。

(起案文書の訂正)

第26条　起案文書(電子決裁によるものを除く。次条において同じ。)の記載事項を訂正したときは、訂正者は、原則としてその箇所に認め印を押印しなければならない。

(起案文書の持ち回り等)

第27条　起案文書で事案が重要なもの、事案が秘密を要するもの又は事案について説明を要するものは、起案者又はその上席の職員が当該文書を自ら持ち回つて決裁を受けなければならない。

(合議)

第28条　起案文書の事案が他の部課の主務事務に関係あるものは、同一部内のものにあつては主務課長の意思決定を、他の部にわたるものにあつては主務部長(課長専決の場合にあつては、主務課長)の意思決定を経た後、当該関係部課長に合議しなければならない。

(文書の審査)

第29条　次に掲げる事案に係る起案文書は、主務部長(課長専決の場合にあつては、主務課長)の意思決定を経た後、他の部課に関係のあるものは、さらに当該関係部課の合議を経て、総務課の審査及び総務部長の合議を受けなければならない。

(秘密文書の表示)

第30条　秘密文書(電子決裁によるものを除く。)には、「極秘」、「秘」又は「部外秘」の文字を朱書で表示しなければならない。

(決裁年月日の記載)

第31条　決裁文書には、決裁した者において決裁年月日を記載するものとする。ただし、電子決裁による場合は、この限りでない。

(処理中文書の処理促進)

第32条　総務課長は、随時処理中の文書の処理状況を調査し、処理の促進を図らなければならない。

(処理中の文書の整理)

第33条　主務課長は、処理中の文書をすべて一定の箇所に集め、適宜分類整理しておかなければならない。

(浄書及び照合等)

第34条　決裁文書の浄書は、原則として主務課において行う。

(公印の使用)

第34条の2　事案を文書によつて施行する場合は、廿日市市公印規程(昭和63年訓令第3号)の定めるところにより、公印を押印しなければならない。ただし、次に掲げるものには、公印を押印しないものとする。

(電子文書交換システムによる電子署名の付与)

第34条の3　電子文書交換システムにより電子文書を施行する場合で、当該電子文書の内容が前条に規定する公印を押印すべきものに該当するときは、公印の押印に代えて電子署名規程の定めるところにより、電子署名を付与しなければならない。

(主務課における文書の施行手続)

第35条　主務課長は、決裁済の文書で発送を要するものは、次の各号に掲げる区分に従い当該各号に定める処理をしなければならない。

(電話による施行)

第36条　決裁文書を電話で施行するときは、市長が定める手続によるものとし、施行後、主務課において当該決裁文書に施行月日を記載しなければならない。

(ファクシミリ等による施行)

第37条　前条の規定は、決裁文書をファクシミリ等で施行する場合に準用する。この場合において、電子メールにより施行するときは、廿日市市電子メール及びインターネット取扱要領(平成14年3月4日施行)を遵守するものとする。

(電子文書交換システムによる電子文書の施行)

第38条　電子文書交換システムによる電子文書の施行は、総務課において行い、施行後主務課において当該決裁文書に施行期日を記載しなければならない。

(保存年限)

第39条　文書の保存年限は、1年、3年、5年、10年又は永年保存に区分するものとし、文書保存年限基準表(別表第2)に基づき主務課長が定めるものとする。ただし、当該基準と異なる保存年限を定めるときは、総務課長と協議しなければならない。

(主務課における保管)

第40条　事案の処理が完結した文書で保存年限の満了しないもの(電子文書を除く。以下この条から第43条までにおいて「完結文書」という。)は、原則として、当該事案の処理が完結した日の属する会計年度(以下「完結年度」という。)の翌会計年度の終了の日まで主務課長において保管するものとする。

(総務課における保存)

第40条の2　前条第1項に定める期間を経過した完結文書は、当該完結文書の保存年限が満了する日まで総務課長において保存するものとする。

(総務課への引継ぎ)

第40条の3　主務課長は、第40条第1項に定める期間を経過した完結文書を、別に総務課長が指定する期日に総務課長に引き継がなければならない。ただし、常時使用するなど特別の理由により、主務課において引き続き保管を必要とする文書については、この限りでない。

(書庫への収蔵等)

第40条の4　総務課長は、前条の規定により完結文書の引継ぎを受けたときは、当該完結文書の整理の適否を審査し、適当と認めるものについては速やかに書庫に収蔵し、適当でないものについては適正な整理に改めさせた後、書庫に収蔵しなければならない。

(光ディスク等による保存)

第40条の5　完結文書で総務課長が必要と認めるものは、光ディスクその他の方法により保存することができる。

(書庫に収蔵した完結文書の閲覧)

第41条　書庫に収蔵した完結文書は、総務課長又は主務課長の承認を得なければ閲覧し、転写し、又は持ち出すことができない。

(書庫の管理)

第42条　書庫は、総務課長が管理し、その管理に当たつては、次に掲げる事項に留意しなければならない。

(文書の廃棄)

第43条　主務課長は、完結文書の保存年限が満了したときは、文書管理システムに所定の事項を記録した上で、廃棄しなければならない。

(廃棄文書の処理)

第44条　前条の規定により文書を廃棄する場合に当該廃棄文書中に印影等移用のおそれのあるもの又は他に見せてはならないものは、塗り消し、若しくは切り取るか、又は焼却しなければならない。

(文書管理システムの利用による文書等の事務処理の取扱い)

第45条　文書管理システムによる文書等の収受、起案、決裁、保存等に関する事務の処理については、この規程によるほか、別に定めるところによる。

(委任規定)

第46条　この規程に定めるもののほか、文書管理に関し必要な事項は、別に定める。