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個人情報保護制度
個人情報保護制度
議会を除く廿日市市では、個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号）に基づいて、個人情報等の取扱い、個人情報ファイル簿の公表並びに個人情報の開示、訂正及び利用停止を行っています。
個人情報の取扱いについて
個人情報の保護に関する法律に基づく、個人情報等の取扱いの主なルールは次のとおりです。
1 保有に関する制限
法令の定めに従い適法に行う事務又は業務を遂行するため必要な場合に限り、個人情報を保有します。また、個人情報を保有するに当たっては、利用目的をできる限り特定します。
2 本人から書面により取得する際の利用目的の明示
本人から直接書面等に記載された本人の個人情報を取得するときは、原則、あらかじめ、本人に対して、その利用目的を明示します。
3 不適切な利用の禁止
違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがある方法により個人情報を利用しません。
4 不適正な取得の禁止
偽りその他不正の手段により個人情報を取得しません。
5 正確性の確保
利用目的の達成に必要な範囲内で、保有する個人情報の正確性を確保するように努めます。
※上記を含む個人情報等の取扱いのルールの詳細については、個人情報の保護に関する法律第5章第2節行政機関等における個人情報の取扱いを確認してください。
個人情報ファイル簿の公表について
個人情報ファイルとは、一定の事務の目的を達成するために特定の保有する個人情報を検索することができるように体系的に構成した情報の集合体です。
原則として本人の数が1,000人以上の保有する個人情報ファイルについて、その存在及び概要を明らかにすることにより透明性を図り、本人が自己に関する個人情報の利用の実態をより的確に認識することができるようにするために、一定の事項を記載した帳簿である個人情報ファイル簿を作成し、公表します。
個人情報の開示、訂正及び利用停止について
個人情報の開示、訂正及び利用停止
誰でも、廿日市市長その他委員会又は委員に対して、その廿日市市長などが保有する自己を本人とする保有個人情報の開示、訂正、利用停止を請求することができます。
請求手続
保有個人情報の開示、訂正又は利用停止の請求に関する手続は、対象となる保有個人情報を所管している所属の窓口、市役所2階の行政資料室並びに佐伯支所、吉和支所、大野支所及び宮島支所並びに郵送で行うことができます。
保有個人情報の開示を請求する人は、保有個人情報開示請求書に必要事項を記入して提出してください。
保有個人情報（法の規定による開示決定に基づき開示を受けた保有個人情報などに限ります。）の訂正を請求する人は、保有個人情報訂正請求書に必要事項を記入して提出してください。
保有個人情報（法の規定による開示決定に基づき開示を受けた保有個人情報などに限ります。）の利用停止を請求する人は、保有個人情報利用停止請求書に必要事項を記入して提出してください。
また、保有個人情報の開示、訂正又は利用停止を請求するときは、請求をする者が本人又はその法定代理人若しくは任意代理人であることを確認するため、本人確認書類の提示又は提出が必要となります。
この本人確認書類の詳細については、下の本人確認書類を確認してください。
なお、保有個人情報の開示、訂正又は利用停止の請求は、請求書の提出が必要となるため、電話や口頭で行うことはできません。
消防本部が持っている情報は、直接消防本部の窓口で手続を行うことができます。
| 場合分け | 必要となる書類等 | |
|---|---|---|
| 本人が請求 | 窓口に来所して請求 | 運転免許証、健康保険の被保険者証、個人番号カード、在留カード、特別永住者証明書などの本人であることが確認できる書類 |
| 郵送して請求 |
・運転免許証、健康保険の被保険者証、個人番号カード、在留カード、特別永住者証明書などの本人が確認できる書類の写し |
|
| 法定代理人又は任意代理人が請求する場合 | 窓口に来所して請求 |
運転免許証、健康保険の被保険者証、個人番号カード、在留カード、特別永住者証明書などの本人であることが確認できる書類の写し |
| 上記に加え、以下の書類が必要となります。 ○法定代理人による請求の場合 ・戸籍謄本、戸籍抄本、成年後見人登記の登記事項証明書、家庭裁判所の証明書などの法定代理人の資格を証明する書類（30日以内に作成されたものに限ります。） ○任意代理人による請求の場合 ・任意代理人の資格を証明する委任状（30日以内に作成されたものに限ります。） |
||
| 郵送して請求 | ・運転免許証、健康保険の被保険者証、個人番号カード、在留カード、特別永住者証明書などの本人であることが確認できる書類の写し ・住民票の写し（30日以内に作成され、個人番号の記載がないものに限ります。） |
|
|
上記に加え、以下の書類が必要となります。 |
||
※請求書を郵送して開示請求等を行う場合において、本人確認書類として、個人番号カードの写しを送付する際には、個人番号の記載がない表面のみの写しを提出してください。また、被保険者証の写しを提出する場合には、保険者番号及び被保険者等記号・番号にマスキングが施されたものを提出してください。
不開示となる情報
不開示となる情報は、概ね次の情報です。
なお、保有個人情報の一部に不開示となる情報が含まれている場合は、その部分を除いて部分開示をするものもあります。
1 本人の生命、健康、生活又は財産を害するおそれがある情報
2 開示請求者以外の個人に関する情報で開示請求者以外の特定の個人を識別することができるもの又は開示請求者以外の特定の個人を識別することができないが、開示することにより、なお開示請求者以外の個人の権利利益を害するおそれがあるもの（法令の規定により又は慣行として開示請求者が知ることができ、又は知ることが予定されている情報などは除きます。）
3 法人その他の団体に関する情報又は開示請求者以外の事業を営む個人の当該事業に関する情報であって、開示することにより当該法人等又は当該個人の権利、競争上の地位その他正当な利益を害するおそれがあるもの又は廿日市市長などの要請を受けて、開示しないとの条件で任意に提供されたものであって、法人等又は個人における通例として開示しないこととされているものその他のそのような条件を付けることがその情報の性質、提供されたときの状況等に照らして合理的であると認められるもの（人の生命、健康、生活又は財産を保護するため、開示することが必要であると認められる情報である場合は除きます。）
4 国の機関、独立行政法人等、地方公共団体及び地方独立行政法人の内部又は相互間における審議、検討又は協議に関する情報であって、開示することにより、率直な意見の交換若しくは意思決定の中立性が不当に損なわれるおそれ、不当に国民の間に混乱を生じさせるおそれ又は特定の者に不当に利益を与え若しくは不利益を及ぼすおそれがある情報
5 国の機関、独立行政法人等、地方公共団体又は地方独立行政法人が行う事務又は事業に関する情報であって、開示することにより、国の安全が害されるおそれ、他国若しくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ又は他国若しくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれなどその他その事務又は事業の性質上、その事務又は事業の適正な遂行に支障をおよぼすおそれがあるもの
開示等の決定
請求書を受け付けた日の翌日から起算して15日以内に、実施機関は開示等の決定を行います。
ただし、対象公文書が大量であるなど、15日以内に決定を行うことが困難な場合において、決定の期間を延長させていただく場合があります。
保有個人情報の全部又は一部を開示するときには、開示の実施にあたり、開示の方法、開示を実施することができる日時、写しの送付を希望する場合の費用等についても併せて通知します。
開示の方法
保有個人情報の開示は、次のとおり行います。
1 保有個人情報が文書又は図画（マイクロフィルム、写真フィルム又はスライドを除きます。）に記録されている場合
ア その文書又は図画（その文書又は図画の保存に支障を生ずるおそれがあると認めるときなどは、その文書又は図画をコピーしたもの）の閲覧
イ その文書又は図画のコピー又はその文書又は図画をスキャナにより読み取ってできた電磁的記録を光ディスクに複写したものの交付
2 保有個人情報がマイクロフィルム、写真フィルム又はスライドに記録されている場合
ア そのマイクロフィルム、写真フィルム又はスライドを印刷したものの閲覧
イ そのマイクロフィルム、写真フィルム又はスライドを専用機器により表示したものの閲覧が容易であるときは、その専用機器により表示したものの閲覧
3 保有個人情報が録音テープ又は録音ディスクに記録されている場合
その録音テープ又は録音ディスクを専用機器により再生したものの聴取
4 保有個人情報がビデオテープ又はビデオディスクに記録されている場合
そのビデオテープ又はビデオディスクを専用機器により再生したものの視聴
5 電磁的記録（録音テープ、録音ディスク、ビデオテープ又はビデオディスクを除きます。）に記録されている場合（廿日市市長などが保有する処理装置及びプログラムにより行うことができるものに限ります。）
ア その電磁的記録を印刷したものの閲覧
イ その電磁的記録を専用機器により再生したものの閲覧又は視聴
ウ その電磁的記録を印刷したものの交付
エ その電磁的記録を光ディスクに複写したものの交付
開示の費用
保有個人情報の開示の請求は、無料です。
ただし、保有個人情報が記録されている文書などの写しの交付を受ける場合は、その写しの作成又は送付に要する費用として次の額を負担する必要があります。
1 交付を受ける保有個人情報が記録されているものが文書又は図画の場合
ア モノクロコピーしたものの交付 1枚につき10円
イ カラーコピーしたものの交付 1枚につき20円
ウ スキャナにより読み取ってできた電磁的記録を光ディスクに複写したものの交付 1枚につき100円に文書又は図画1枚ごとに10円を加えた額
2 交付を受ける保有個人情報が記録されているものが電磁的記録（録音テープ、録音ディスク、ビデオテープ又はビデオディスクを除きます。）の場合
ア モノクロ印刷したものの交付 1枚につき10円
イ カラー印刷したものの交付 1枚につき20円
ウ 光ディスクに複写したものの交付 1枚につき100円に電子的記録をA4用紙に印刷した場合の枚数に10円を乗じた額を加えた額
救済の手続き
保有個人情報の開示、訂正又は利用停止の請求に対する処分に不服があるときは、その処分があったことを知った日の翌日から起算して3か月以内に、処分を行った廿日市市長などに審査請求を行うことができます。
また、審査請求のほか、その処分があったことを知った日の翌日から起算して6か月以内に廿日市市を被告として、処分の取消しの訴えを提起することができます。
ただし、審査請求の期間であるその処分があったことを知った日の翌日から起算して3か月以内及び処分の取消しの訴えを提起の期間であるその処分があったことを知った日の翌日から起算して6か月以内の期間が経過する前に、その処分があった日の翌日から起算して1年を経過した場合は、審査請求又は処分の取消しの訴えをすることができなくなります。
なお、正当な理由があるときは、これらの期間を経過した後であっても審査請求をすることや処分の取消しの訴えを提起することが認められる場合があります。
廿日市市情報公開・個人情報保護審査会
審査請求があった場合、廿日市市長などは廿日市市情報公開・個人情報保護審査会に諮問することになります。
この審査会は、学識経験を有する5人以内の委員により構成され、委員は、公平な立場で処分の適否などを審査し、その結果を廿日市市長などに答申することになります。
廿日市市長などは、その答申の内容を尊重して、裁決を行うことになります。
個人情報保護委員会への報告等
地方公共団体の機関は、次の1～4の個人情報の漏えい、滅失又は毀損等が発生又は発生したおそれがある場合、個人情報保護委員会に報告するとともに、本人に対し通知する必要があります。
1 要配慮個人情報が含まれるとき
2 不正利用されることにより、財産的被害が生じるおそれがあるとき
3 不正目的で行われたおそれがあるとき
4 本人の数が100人を超える漏えいのとき
職員、受託者、受託業務従事者などに対する罰則
市の職員および市から委託を受けた個人情報を取り扱う事務の従事者などが、個人情報を不正に提供した場合などには，次のとおり処罰されます。
|
対象者 |
対象行為 |
罰則 |
|---|---|---|
|
市の保有する個人情報であって、個人の秘密が記録された電子計算機処理の個人情報ファイルを正当な理由なく提供する行為 |
2年以下の懲役または100万円以下の罰金 |
|
業務に関して知り得た市の保有する個人情報を不正な利益を図る目的で提供または盗用する行為 |
1年以下の懲役または50万円以下の罰金 |
|
|
個人情報を取り扱う事務を受託した法人など |
受託業務の従事者などが、上記の違反行為をしたとき |
上記の各対象行為ごとの罰金 |
|
市の職員 |
個人の秘密が記録された文書、図画、写真、フィルムまたは電磁的記録を、職権を濫用して、専ら職務の用以外の用で収集する行為 |
1年以下の懲役または50万円以下の罰金 |
|
偽りその他不正の手段により、開示決定に基づく個人情報の開示を受けた者 |
5万円以下の過料 |
|
行政資料室・情報公開コーナー
市役所2階の行政資料室、佐伯支所、吉和支所、大野支所及び宮島支所の情報公開コーナー（地域づくり係）では、保有個人情報の開示、訂正又は利用停止の請求に関する手続を行うことができます。
また、市役所2階の行政資料室には、個人情報ファイル簿を備え付けており、個人情報の取扱いなどに関する相談ができますので、気軽に利用してください。
利用時間
行政資料室
9時～17時
情報公開コーナー
8時30分～17時
※ただし、土曜日、日曜日、祝日、年末年始は利用できません
請求などの状況
個人情報の開示請求および決定などの状況は下の表のとおりです。
部分開示は、不開示となる情報が含まれていたため、その部分を除いて開示したものです。
不開示は、不開示となる情報が含まれており、不開示となる情報を除いた部分に有意な情報がない、開示請求された公文書を市が保有していないなどのため、そのすべてを開示しないこととしたものです。
|
区分 |
開示請求 |
決定などの状況 |
|||
|---|---|---|---|---|---|
|
全部開示 |
部分開示 |
不開示 |
取り下げなど |
||
|
平成22年度 |
3 |
3 |
― |
― |
― |
|
平成23年度 |
6 |
4 |
― |
1 |
1 |
|
平成24年度 |
9 |
5 |
3 |
― |
1 |
|
平成25年度 |
13 |
9 |
3 |
1 |
― |
| 平成26年度 | 9 | 3 | 5 | 1 |
― |
| 平成27年度 | 12 | 2 | 6 |
5 |
― |
| 平成28年度 | 8 | 1 | 5 |
2 |
― |
| 平成29年度 | 5 | 1 | 2 |
2 |
― |
| 平成30年度 | 10 | 2 | 3 |
5 |
― |
|
令和元年度 |
11 | 3 | 6 | 2 | ― |
|
令和2年度 |
7 | 1 | 4 | 3 | ― |
|
令和3年度 |
14 | 6 | 10 | 2 | ― |
|
令和4年度 |
42 | 27 | 17 | 15 |
1 |
| 令和5年度 | 25 | 7 | 11 | 8 |
1 |
※廿日市市個人情報保護条例に基づく個人情報の開示請求及び決定などの状況
市、民間事業者、市民の取り組み
個人情報の保護は、市の機関だけでできるものではありません。日々の事業活動の中で個人情報を取り扱っている民間事業者の取り組みも欠かせないものです。
また、個人情報の主体である私たち一人一人にも大きな役割が求められています。自分の情報は自分で守るように心掛け、他人の個人情報を取り扱うときは、その権利や利益を侵害することがないようにすることが大切です。
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