○廿日市市電子計算組織管理運営規程
平成12年10月1日
訓令第8号
目次
第1章 総則(第1条―第8条)
第2章 電算処理システムの開発及び変更(第9条―第13条)
第3章 電算処理計画(第14条・第15条)
第4章 端末装置の利用(第16条・第17条)
第5章 電算処理業務の外部委託(第18条―第21条)
第6章 データ等の管理(第22条―第29条)
第7章 電算処理室の管理及び保全(第30条―第34条)
第8章 補則(第35条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、市が設置し電算所管課において管理する電子計算組織の管理運営に関し必要な事項を定めることにより、事務処理の円滑化及びデータの的確な管理を図ることを目的とする。
(1) 電子計算組織 定められた一連の処理手順に従って事務を自動的に処理する電子的機器組織をいう。ただし、住民基本台帳ネットワークシステムを構成するものを除く。
(2) 電子計算機 電子計算組織のうち、電算処理室に設置されている電子計算機及び周辺装置をいう。
(3) 端末装置 電子計算組織のうち、電子計算機と通信回線及びその他の方法を介して接続されているデータの入出力機器をいう。
(4) 電算処理 電子計算組織を利用して行う事務処理をいう。
(5) 個人情報 廿日市市個人情報保護条例(平成12年条例第22号。以下「条例」という。)第2条第2項に規定する個人情報をいう。
(6) 記録媒体 磁気ディスク、磁気テープ及びフロッピーディスクなどの情報を記録する媒体をいう。
(7) データ 入出力帳票又は記録媒体に記録されている情報をいう。
(8) 内部情報システム 財務会計、文書管理等、市の情報を扱うことを主とした電算処理システムをいう。
(9) 電算所管課 電子計算組織に関する事務を所掌する部署をいう。
(10) 業務主管課 電算処理の適用業務を所掌する部署をいう。
(11) ドキュメント システム設計書、プログラム説明書、コード表、操作手引書その他電算処理に必要な仕様書をいう。
(12) 電算処理室 電算室、開発室、帳票保管庫、MT保管庫及び後処理室をいう。
(一部改正〔平成14年訓令8号〕)
(電算処理の範囲)
第3条 電算処理をする事務の範囲は、条例第2条第1項に規定する実施機関(以下「実施機関」という。)が所掌する事務(以下「所掌事務」という。)とする。
(正確性の確保等)
第4条 電算処理の実施に当たっては、データを常に正確に維持及び管理するとともに、個人の権利利益を侵害することのないよう、個人情報の保護に努めなければならない。
(記録の制限)
第5条 電算処理により記録媒体に記録する個人情報は、条例第7条の規定により収集することができる項目のうち、所掌事務の目的達成に必要な最小限の範囲のものとする。
2 電算処理により記録媒体に記録された個人情報のうち、記録しておく必要がなくなった項目については、速やかに消去しなければならない。
(電算管理者)
第6条 第1条に規定する目的を達成するため、電算管理者を置き、総務部長をもって充てる。
2 電算管理者は、次に掲げる事務を所掌する。
(1) 電算処理業務に係る事務の総合調整に関すること。
(2) 電算処理業務に係るデータの保護及び管理の適正化に関すること。
(3) その他第1条に規定する目的の達成に関し必要な措置を講ずること。
(電算所管課長の事務)
第7条 電算所管課長は、次に掲げる事務を所掌する。
(1) 電算管理者の事務を補佐すること。
(2) 電算処理システムの開発及び変更に関すること。
(3) 電算処理業務に係る委託契約の締結及び変更に関すること。
(4) 電算処理業務に係るデータ、入出力帳票等の管理に関すること。
(5) 電算管理者及び委託先との連絡調整に関すること。
(6) 電子計算機及び電算処理室の適正な管理運営に関すること。
(7) その他第1条に規定する目的の達成に関し必要な措置を講ずること。
2 電算所管課長は、電算管理者に事故があるときは、その職務を代行する。
(業務主管課長の事務)
第8条 業務主管課長は、次に掲げる事務を所掌する。
(1) 電算処理システムの開発及び変更の調整に関すること。
(2) 電算処理業務に係るデータ、入出力帳票等の管理に関すること。
(3) 端末装置の適正な管理運営に関すること。
(4) その他第1条に規定する目的の達成に関し必要な措置を講ずること。
第2章 電算処理システムの開発及び変更
(1) 定例処理 定期的及び継続的に業務を処理するものをいう。
(2) 新規処理 新たに業務を処理するものをいう。
(3) 変更処理 定例処理のシステム若しくはプログラムを修正し、又は変更して業務を処理するものをいう。
(4) 臨時処理 定例処理のシステムを使用して、臨時的に業務を処理するものをいう。
(5) オープン処理 業務主管課自らがプログラムを作成し、業務を処理するものをいう。
(1) 新規処理 処理開始日の12月前まで
(2) 変更処理 処理開始日の3月前まで
(3) 臨時処理
ア プログラムの新規作成、一部修正等変更が必要なものは処理開始日の3月前まで
イ 修正を要さず処理できるものは処理開始日の1月前まで
(4) オープン処理 処理開始日の1月前まで
(1) 大規模な開発及び変更を伴うもの 電算管理者
(2) 前号に掲げるもの以外 電算所管課長
2 電算所管課長は、前項の規定に基づく決定がなされたときは、速やかにその結果を依頼課長に通知するものとする。
(職員の協力)
第12条 依頼課長は、新規処理等について、電算所管課長から職員の協力を求められたときは、電算処理を要する事務について十分な知識、経験等を有する職員を協力させなければならない。
(電算台帳の整備)
第13条 電算所管課長は、第11条第1項の規定により、新規処理等を行う旨の決定がなされたときは、速やかに、電算台帳を整備し、副本を依頼課長に送付しなければならない。
2 電算所管課長及び業務主管課長は、電算台帳の適切な管理に努めなければならない。
第3章 電算処理計画
(電算処理計画の策定等)
第14条 電算所管課長は、第9条第1号に規定する定例処理について、毎年2月末日までに翌年度の電算処理年間計画の概要を策定するとともに、毎月25日までに翌月の電算処理月間計画を策定しなければならない。
2 業務主管課長は、前項に規定する電算処理計画の策定に必要な電算処理計画依頼書を電算所管課長が指定する期限までに提出しなければならない。
(年間処理計画等の変更)
第15条 電算所管課長及び業務主管課長は、前条第1項の電算処理年間計画又は電算処理月間計画に基づいて電算処理することが困難であると認められる事態が生じたときは、速やかに、関係者と協議の上、当該処理計画を変更する等必要な措置を講じなければならない。
第4章 端末装置の利用
(端末装置の操作)
第16条 業務主管課長は、その所掌事務の遂行に関して職員に端末装置を操作させる必要がある場合は、端末装置操作員登録申請書により電算所管課長に申請しなければならない。ただし、内部情報システムを操作する職員については、別に定める。
2 端末装置の操作は、前項の規定により申請された者で電算所管課長が端末操作員として登録した者及び電算所管課長が指定し端末操作員として登録した者が行う。
3 電算所管課長は、端末操作員に個別の暗証番号を付与するとともに、当該操作員の事務内容に応じて、操作可能な機能を限定する措置を講じなければならない。
4 端末装置の操作は、業務処理上必要最小限の範囲とし、決して目的外に使用してはならないものとする。
5 業務主管課長は、前項の範囲内において、他が所管する業務に係る操作を行わせようとする場合は、必要なデータを所管する業務主管課長の承認を得なければならない。
6 端末操作員は、付与された暗証番号を他に漏らし、又は使用させてはならない。
(運用時間)
第17条 端末装置の運用時間は、廿日市市の執務時間を定める規則(平成2年規則第13号)第1項に規定する市の執務時間とする。ただし、電算管理者が必要と認める場合は、この限りでない。
2 内部情報システムを利用する場合における端末装置の運用時間については、別に定める。
3 業務主管課長は、運用時間の範囲外において端末装置を使用する必要が生じた場合は、原則として使用日の14日前までに端末装置時間外使用申請書を電算所管課長に提出し、その承認を得なければならない。
第5章 電算処理業務の外部委託
(委託処理の基準)
第18条 電算処理の全部又は一部が次の各号のいずれかに該当する場合は、委託により処理すること(以下「委託処理」という。)ができる。
(1) 市の電子計算組織及び関連機器で処理できない場合
(2) その他市長が必要と認めた場合
(委託処理に係る申出)
第19条 業務主管課長は、その所掌する事務に関して新たに電算処理業務を外部に委託しようとするときは、委託業務の内容を明らかにする書類を添えて、電算所管課長に申し出なければならない。
(委託契約の手続き)
第20条 委託処理の契約事務は、電算所管課において処理する。ただし、電算所管課長が適当と認めるときは、業務主管課において処理することができる。
2 委託処理の契約に当たっては、データ保護に細心の注意を払い、その取扱いについて、契約条項に次の事項を明記しなければならない。
(1) データの秘密保持に関すること。
(2) データの指示目的外の使用及び第三者への提供の禁止に関すること。
(3) 再委託の禁止又は制限に関すること。
(4) 委託契約に係る権利義務の譲渡の禁止に関すること。
(5) データの複写及び複製の禁止に関すること。
(6) データ、提供資料等の返還義務に関すること。
(7) 作業の立会、指示、検査等に関すること。
(8) 事故発生時における報告義務に関すること。
(9) その他データの保護に関し必要と認めること。
(10) 前各号に掲げる委託契約書に規定した事項に違反した場合における契約解除等の措置及び損害賠償に関すること。
3 次の事項については、必要に応じ委託契約書に明記し、又は覚書を取り交わす等の措置を講ずるものとする。
(1) プログラム等の所有権に関すること。
(2) 入出力帳票等の授受及び搬送に関すること。
(3) 主任担当者の通知に関すること。
(4) 委託先におけるデータの保護管理及び廃棄に関すること。
(5) 作業場所に関すること。
(6) その他必要と認めること。
(委託の派遣要員)
第21条 電算所管課長は、電算処理に関し要員の派遣を受ける場合は、必要に応じ派遣企業の責任者及び本人の双方から、秘密保持等データの適正な取扱いに関する誓約書等を提出させるものとする。
第6章 データ等の管理
(電子計算組織の結合)
第22条 実施機関は、事務の執行上必要かつ適切であると認められる場合において、実施機関以外のものと通信回線による電子計算組織の結合を行うときは、データ保護のために必要な措置を講じなければならない。
(データの使用承認)
第23条 他課の所管するデータを使用して電算処理を行おうとする依頼課長は、第10条に規定する電算処理依頼書の提出に際し、使用するデータの項目に応じ、データ使用承認申請書又は廿日市市個人情報保護事務取扱要綱(平成12年告示第108号)第4第2項第2号に規定する目的外利用・提供記録票の写しを添付しなければならない。
(データの訂正)
第24条 業務主管課長は、所管するデータに誤りがあることを発見した場合において、当該データの訂正を電算所管課で行う必要があるときは、速やかに電算所管課長に書面によりその旨を通知しなければならない。
2 電算所管課長は、前項の通知を受けたときは、速やかに必要な措置を講じなければならない。
(入力原票等の管理)
第25条 電算所管課長は、電算処理に係る入力原票又は記録媒体(以下「入力原票等」という。)の受渡し及び保管について、入力原票等の名称、処理期日、件数等必要な事項を入力原票等管理台帳に記載して適正に管理しなければならない。
2 業務主管課長は、電算処理に係る入力原票等を電算所管課長に提出するときは、送付書を添えて電算所管課長が定める期限までに送付しなければならない。
3 電算所管課長は、入力原票等の電算処理が完了したときは、必要に応じて、当該入力原票等を当該業務主管課長に、速やかに返還しなければならない。
(出力帳票等の管理)
第26条 電算所管課長は、電算処理による帳票又は記録媒体(以下「出力帳票等」という。)の出力が完了したときは、その旨を業務主管課長に連絡するものとし、連絡を受けた業務主管課長は、速やかに、当該出力帳票等の検収を行うものとする。
2 電算処理に係る出力帳票等は、検収完了までは電算所管課長が、検収完了後は当該出力帳票等を検収した業務主管課長が管理するものとする。
3 後処理室に設置した事後処理機を利用して行う帳票の裁断等の事後処理は、原則として検収完了後に、当該電算処理業務に係る業務主管課の職員が行うものとする。
4 業務主管課長は、出力帳票等が保存期間を経過したときは、その内容が漏えいすることのないよう、速やかに裁断、焼却等により、当該出力帳票等を処分しなければならない。
(記録媒体の管理)
第27条 電算所管課長は、火災、盗難その他の災害によるデータの滅失を防止するため、次に掲げるところにより記録媒体を管理しなければならない。
(1) 所定の保管用具に保管すること。
(2) データの記録されている記録媒体のうち、特に重要と認められるもの(以下「重要記録媒体」という。)を指定すること。
(3) 重要記録媒体の保管については、複製の作成等データの安全を確保すること。
(4) 重要記録媒体については、重要記録媒体台帳により、その作成から廃棄に至るまでの経過を記録すること。
(5) 記録媒体を常時点検するとともに、複写、消去又は廃棄するときは、その内容が漏えいすることのないよう、必要な措置を講ずること。
(ドキュメントの管理)
第28条 電算所管課長は、ドキュメントを所定の場所に保管し、適正に管理しなければならない。
2 ドキュメントを複写し、又は保管する場所から持ち出すときは、電算所管課長の承認を得なければならない。
3 前項の規定により複写したドキュメントを利用する業務主管課の長は、当該ドキュメントの保管場所を定め、適正に管理するとともに、その廃棄処分に当たっては、電算所管課長の指示に従わなければならない。
4 電算所管課長は、ドキュメントを廃棄処分するときは、その内容が漏えいすることのないよう必要な措置を講じなければならない。
(検査)
第29条 電算所管課長は、電算処理に係るデータの的確な管理を図るため、データ管理の状況について定期的又は随時に検査を行うものとする。
2 電算所管課長は、前項の規定による検査の結果必要があると認めるときは、業務主管課長等に対して、データの的確な保護及び管理について、改善を指示し、又は指導するものとする。
第7章 電算処理室の管理及び保全
(保全措置)
第30条 電算所管課長は、電算処理室における火災、盗難、事故その他の災害に備えて、必要な措置を講じなければならない。
(事故発生時の措置)
第31条 電算所管課長は、電子計算組織に係る事故が発生した場合は、速やかに、事故の経緯、被害状況等を調査し、復旧のために必要な措置を講じなければならない。
(入退室の管理)
第32条 電算処理室には、電子計算機及びデータの破壊、盗難等の事故を防止するため、次に掲げる者を除き入室させてはならない。
(1) 電算管理者
(2) 電算所管課長
(3) 電算所管課の電子計算組織担当職員
(4) 電算所管課長の承認を受け電子計算機等を操作する者
(5) 第26条第3項に規定する事後処理を行う者
(6) その他電算所管課長が特に必要と認める者
3 電算所管課長は、入退室者の所属、氏名、入室時刻、退出時刻等を記録し、掌握しておかなければならない。
(識別カード及び暗証番号)
第33条 電算所管課長は、電算処理室に入室するために使用する識別カード及び暗証番号について必要な事項を定め、識別カード及び暗証番号を使用する者に徹底しなければならない。
2 前項に規定する暗証番号を付与された者は、暗証番号を他に漏らし、又は使用させてはならない。
(業務主管課職員の電子計算機の使用)
第34条 業務主管課長は、その所掌事務の遂行に関して職員に電子計算機を操作させる必要がある場合は、電子計算機等使用申請書により使用日の14日前までに電算所管課長に申請し、承認を得なければならない。
第8章 補則
(委任)
第35条 この規程に定めるもののほか、電子計算組織の管理運営に関し必要な事項は別に定める。
附則
この訓令は、平成12年10月1日から施行する。
附則(平成14年8月5日訓令第8号)
この訓令は、平成14年8月5日から施行する。