○廿日市市立学校文書事務取扱規程

平成20年11月10日

教委訓令第5号

(趣旨)

第1条 廿日市市立幼稚園、小学校及び中学校(以下「学校」という。)における文書の取扱いについては、別に定めるもののほか、この規程の定めるところによる。

(定義)

第2条 この規程において文書とは、学校の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図面、写真及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)をいう。ただし、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるものを除く。

(文書事務取扱いの原則)

第3条 文書事務の取扱いは、正確、迅速、丁寧に行い、もって事務能率の向上に努めなければならない。

(校長の職務)

第4条 校長は、常にその学校における文書事務の取扱いが文書事務取扱いの原則に従って行われるよう努めなければならない。

(文書処理簿)

第5条 学校においては、文書処理簿として文書収受発送簿を備えなければならない。

(職員以外の者の文書の閲覧)

第6条 文書は、廿日市市情報公開条例(平成12年条例第1号)及び廿日市市個人情報保護条例(平成12年条例第22号)に基づく場合を除き、職員以外の者に閲覧させ、又は写させてはならない。ただし、職務を執行するために必要であり、かつ、明らかに第三者の権利利益を侵害することがない場合で、当該文書を保管する学校長の許可を得たときは、この限りでない。

(文書の校外持出し)

第7条 文書は、校外に持ち出してはならない。ただし、校長の許可を得たときは、この限りでない。

(文書取扱責任者)

第8条 学校における文書の適正・円滑な管理を図るとともに、常に文書事務の改善に心掛ける者として、学校に文書取扱責任者を置く。

2 文書取扱責任者は校長が指定するものをもって充てる。

(文書の分類及び保存)

第9条 文書の分類記号及び保存年限は、個別ファイル基準表の定めるところによる。ただし、個別ファイル基準表に保存年限の定めがない文書の保存年限は、当該文書の種類、内容等を考慮して校長が定めるものとする。

2 個別ファイル基準表は、教育長が別に定める。

3 文書の保存年限は、当該事案の処理が完結した日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日から起算する。

(文書の収受)

第10条 学校に到着した文書は、直ちに次の各号に掲げる区分に従い、それぞれ当該各号に定めるところにより処理しなければならない。

(1) 親展文書 直ちに名あて人に交付する。

(2) 親展文書以外の文書 文書の余白の部分に収受日付印を押し、文書収受発送簿に収受年月日、その他必要事項を記入し、当該文書の事務処理を担当する者に交付する。ただし、軽易な文書については、収受日付印の押印等の記入の一部又は全部を省略することができる。

(文書の起案)

第11条 文書の起案は、当該文書の事務処理を担当する者が行い、決裁を受けなければならない。

(文書の発送)

第12条 文書を発送するときは、文書収受発送簿に発送年月日、件名その他必要事項を記入しなければならない。

(保存年限)

第13条 文書の保存年限は、1年、3年、5年、10年、20年又は永年保存に区分するものとする。

(文書の廃棄)

第14条 保存年限の満了した保存文書は、校長の承認を得て廃棄するものとする。

2 保存年限の満了しない保存文書であっても、校長が保存又は保管の必要がないと認めたものは廃棄することができる。

3 保存文書を廃棄するときは、法令の規定により細断等により廃棄しなければならないとされているもの、印章等移用のおそれがあるもの又は他に見せてはならないものについては、細断等適当な措置を講じなければならない。ただし、電磁的記録については、磁気ディスク等に記録されている当該電磁的記録を消去する方法により廃棄するものとする。

附 則

この訓令は、平成20年11月10日から施行する。

廿日市市立学校文書事務取扱規程

平成20年11月10日 教育委員会訓令第5号

(平成20年11月10日施行)