○廿日市市住民基本台帳の一部の写しの閲覧に関する事務取扱要領

平成20年5月9日

告示第138号

廿日市市住民基本台帳等の閲覧等に関する事務取扱要領(昭和58年告示第88号)の全部を改正する。

(目的)

第1条 この要領は、住民基本台帳の一部の写しの閲覧(以下「閲覧」という。)に関し、住民基本台帳法(昭和42年法律第81号。以下「法」という。)、住民基本台帳法施行令(昭和42年政令第292号)及び住民基本台帳の一部の写しの閲覧及び住民票の写し等の交付に関する省令(昭和60年自治省令第28号。以下「省令」という。)に定めるもののほか、事務取扱いについて必要な事項を定めることにより、その適切かつ円滑な事務処理を確保し、もって個人情報の保護を図ることを目的とする。

(閲覧に供する住民基本台帳の一部の写しの作成等)

第2条 閲覧に供する住民基本台帳の一部の写しは、地区コード順に作成するものとし、閲覧の請求をする者(以下「請求者」という。)又は申出をする者(以下「申出者」という。)から特段の請求又は申出がない限り、配偶者からの暴力の防止及び被害者の保護に関する法律(平成13年法律第31号)第1条第2項に規定する被害者又はストーカー行為等の規制等に関する法律(平成12年法律第81号)第7条第1項に規定するストーカー行為等の被害を受けている者のうち支援措置を受けているもの及びこれらの者と同一の住所を有する者で必要な支援を受けているものに係る部分を除外し、又は削除したものとする。

2 閲覧に供する住民基本台帳の一部の写しは、毎年1月、4月、7月及び10月に更新する。

(閲覧の場所及び時間)

第3条 閲覧の場所及び時間は、次のとおりとする。ただし、市長が特に必要があると認める場合は、臨時にこれを変更することができる。

(1) 閲覧場所 本庁住民基本台帳事務担当課

(2) 閲覧時間 廿日市市の休日を定める条例(平成元年条例第27号)第1条第1項に規定する休日を除く日の午前9時から正午まで及び午後1時から午後4時30分まで

(国又は地方公共団体の機関による閲覧の請求)

第4条 国又は地方公共団体の機関が閲覧を請求する場合は、当該閲覧をしようとする日の前日までに、住民基本台帳の一部の写しの閲覧請求書(別記様式第1号)を市長に提出するものとする。ただし、特に緊急を要すると市長が認める場合は、この限りでない。

2 市長は、前項の規定により提出された請求書の内容に疑義があるとき、又は特に必要があると認めるときは、請求者に対し質問するほか、適切な方法により確認するものとする。

3 市長は、前項の規定による確認を行ったときは、その確認内容を請求書の余白に記載するものとする。

(個人又は法人による閲覧の申出)

第5条 個人又は法人(法人でない団体で代表者又は管理人の定めのあるものを含む。以下同じ。)が閲覧の申出を行う場合は、住民基本台帳の一部の写しの閲覧申出書(別記様式第2号)及び誓約書(別記様式第3号)を市長に提出するものとする。

2 個人又は法人の閲覧の申出の期限は、当該閲覧をしようとする日の14日前とする。ただし、市長が特に必要と認める場合は、この限りでない。

3 市長は、法及び省令に定めるもののほか、当該申出者に対し、次に掲げる書類、資料等の提出を求めるものとする。

(1) 申出者が法人の場合にあっては、登記事項証明書又はその事業概要等を記載した書類

(2) 申出者が大学その他の学術研究を目的とする機関の場合にあっては、学部長等による証明書

(3) 申出者が個人情報取扱事業者の場合にあっては、個人情報の保護に関する取組の分かる資料(プライバシーポリシー等)又はプライバシーマークが付与されていることを示す書類

(4) 申出者が他の者から委託を受けた者である場合にあっては、当該委託業務に係る契約内容が確認できる書類

(5) その他市長が必要と認める書類

4 市長は、第1項及び前項の規定により提出された申請書、誓約書、書類、資料等の内容に疑義があるとき、又は特に必要があると認めるときは、申出者に対し質問するほか、適切な方法により確認するものとする。

5 市長は、前項の規定による確認を行ったときは、その確認内容を請求書の余白に記載するものとする。

6 個人である申出者が当該申出者及び閲覧をする者(以下「閲覧者」という。)以外の者に特に閲覧事項の取扱いをさせる必要がある場合は、第1項の規定による申出書を提出する際に、住民基本台帳の一部の写しの閲覧申出に伴う個人閲覧事項取扱者の申出書(別記様式第4号)を併せて提出するものとする。

(特別の事情による居住関係の確認)

第6条 法第11条の2第1項第3号に規定する市長が定めるものは、次に掲げるものとする。

(1) 訴訟を提起する際に相手方の居住関係の確認が必要であると認めるときにおける当該確認

(2) マンション等の管理組合が管理業務を行うために自己のマンション等の居住者を確認する必要があって、他に手段がないと認めるときにおける当該確認

(3) 他者の郵便物が配達されるといった事情があるなどの理由により、自己の住所と同じ住所の他者がいないかどうかの確認が必要であると認めるときにおける当該確認

(4) 前3号に掲げるもののほか、市長が相当と認めるもの

(通知)

第7条 市長は、請求者又は申出者に対し、当該閲覧の請求又は申出に係る審査の結果を住民基本台帳の一部の写しの閲覧請求・申出審査決定通知書(別記様式第5号)により通知するものとする。

(閲覧者の本人確認)

第8条 国又は地方公共団体の機関による請求に係る閲覧者の本人確認については、当該機関の職員たる身分を示す証明書の提示を求めて行うものとする。この場合において、当該証明書に本人の顔写真が貼付されていないとき、又は窓口に来た者が申請の際に明らかにされた閲覧者であるか疑わしい点があるときは、当該請求に係る国又は地方公共団体に電話で照会する等の方法により確認するものとする。

2 個人又は法人の申出に係る閲覧者の本人確認については、次の各号のいずれかの書類の提示又は提出を求めて行うものとし、必要に応じて、当該閲覧者に対し口頭で質問する方法その他適切な方法により確認するものとする。

(1) 住民基本台帳カード、旅券、運転免許証その他官公署が発行した免許証、許可証、資格証明書等であって、本人の写真が貼付された書類

(2) 郵便により当該閲覧者に対して文書で照会したその回答書(別記様式第6号)及び健康保険証その他官公署が発行した氏名を確認できる書類

3 市長は、前2項の規定により証明書又は書類の提示を受けたときは、当該証明書又は書類を複写して保管するものとする。

(閲覧に当たっての措置)

第9条 閲覧は、その請求又は申出の目的を超えた閲覧が行われないよう職員を立ち会わせる等の必要な措置を講じた上で行わせるものとする。

2 閲覧の場所には、次に掲げる機器を持ち込ませてはならない。

(1) パーソナルコンピュータその他これに準ずる機器

(2) 映像撮影機器(映像撮影機能を備えた携帯電話等を含む。)

(3) 複写機

(4) その他市長が指定する機器

3 閲覧者が住民基本台帳の一部の写しの内容を記録しようとするときは、閲覧事項記録用紙(別記様式第7号)を使用させるものとし、閲覧者が閲覧を終えたときは、当該閲覧事項記載用紙の提出を求め、その記録内容等を確認するものとする。

(閲覧の拒否及び中止)

第10条 市長は、次の各号のいずれかに該当する場合は、閲覧を拒み、又は中止するものとする。

(1) 天災等により住民基本台帳が亡失し、又はき損し、若しくは汚損した場合

(2) 請求者又は申出者が法令等の規定により明らかにしなければならない事項を明らかにしない場合

(3) 閲覧の申出が第5条第2項に規定する申出の期限後にされたものである場合。ただし、同項ただし書の場合を除く。

(4) 第5条第3項の規定により提出を求めた書類を、申出者が合理的な理由なく提出しない場合

(5) 閲覧者が第8条の規定による本人確認に応じない場合

(6) 請求者又は申出者が廿日市市手数料条例(平成12年条例第2号)の規定による手数料を納付しない場合

(7) 閲覧により他の事務に支障を及ぼすおそれがあると認める場合

(8) 閲覧者が係員の指示に従わない場合

(9) 個人の権利利益の侵害又は差別的な事象につながるおそれがあると認める場合

(10) 前各号に掲げる場合のほか、閲覧の請求又は申出を拒み、若しくは閲覧を中止するに足りる相当な理由があるとき。

(閲覧手数料)

第11条 閲覧手数料は、廿日市市手数料条例の定めるところによる。

(記載用紙の廃棄等)

第12条 請求者又は申出者は、住民基本台帳の一部の写しの内容を記録した閲覧事項記載用紙を目的の用に供した後は、速やかに溶解、焼却等の適切な方法により当該閲覧事項記載用紙を廃棄しなければならない。この場合において、当該閲覧事項記載用紙の記録を電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。以下同じ。)として保管しているときは、速やかに当該電磁的記録を消去しなければならない。

2 前項の規定による廃棄処分等を行った者は、廃棄年月日、当該記録内容の使用期間のほか、閲覧によりまとめられた成果品について市長に報告するよう努めるものとする。

(報告の徴収)

第13条 市長は、次の各号のいずれかに該当する場合は、申出者に対し必要な報告を求めることができる。

(1) 閲覧事項が適切に管理されないおそれがある場合

(2) 目的外利用又は第三者提供がなされるおそれがある場合

(3) 法第11条の2第8項の規定による勧告(以下「勧告」という。)を行うに当たり、現状を確認する必要がある場合

(4) 勧告に従ったかどうか確認する必要がある場合

(5) 法第11条の2第9項又は第10項の規定による命令を行うに当たり、現状を確認する必要がある場合

(6) 前各号に掲げる場合のほか、市長が必要と認めるとき。

(閲覧状況の公表)

第14条 市長は、前年度分の国又は地方公共団体の機関の請求による閲覧(犯罪捜査等のための請求に係るものを除く。)及び個人又は法人の申出による閲覧の状況について、告示その他市長が適当と認める方法により、年1回、公表するものとする。

(実施規定)

第15条 この要領に定めるもののほか必要な事項は、市長が別に定める。

附 則

この告示は、平成20年5月9日から施行する。

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廿日市市住民基本台帳の一部の写しの閲覧に関する事務取扱要領

平成20年5月9日 告示第138号

(平成20年5月9日施行)