○公用文に関する規程

昭和63年4月1日

訓令第1号

(総則)

第1条 公用文の種類、書き方、文体、用字、用語、書式その他公用文の作成に関しては、別に定めるもののほか、この規程の定めるところによる。

(公用文の種類)

第2条 公用文の種類は、次のとおりとする。

(1) 公示文

 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定によつて制定するもの

 規則 地方自治法第15条の規定によつて制定するもの

 告示 決定又は処分した事項を広く一般に公示するもの

 公告 一定の事実を広く一般に告知するもの

(2) 令達文

 訓令 権限の行使又は職務に関し、所属の機関又は職員に対して命令するもの

 指令 特定の個人又は団体の申請又は願出に対して許可、認可等の意思を表示するもの

 通達 行政運用の方針、条例等の解釈、職務運営上の細目等に関する事項を所属の機関又は職員に対して指示するもの

 依命通達 市長の補助機関がその命を受けて、自己の名で、代わつて通達するもの

(3) 往復文

 照会 ある事項を問い合わせるもの

 協議 相手方の同意を求めるもの

 回答 照会、依頼又は協議に対して応答するもの

 通知 一定の事実又は意思を特定の相手方に知らせるもの

 依頼 ある一定の行為の実現を特定の相手方に依頼するもの

 報告 ある事実についてその経過等を上級の機関又は委任者に知らせるもの

 諮問 一定の機関に対して意見を求めるもの

 答申 諮問を受けた機関がその諮問事項について意見を述べるもの

 進達 経由文書を上級行政庁に取り継ぐもの

 副申 進達する文書に意見を添えるもの

 申請 許可、認可、承認、補助等一定の行為を請うもの

 届け 一定の事項を届け出るもの

 建議 附属機関がその属する機関に対して自発的に意見を申し出るもの

 勧告 法令等の規定によつて、特定の事項について住民等にある処置を勧め、又は促す場合に発するもの

(4) その他

 伺い 事務の処理に当たつて上司の意思決定を受けるもの

 復命 上司から命ぜられた任務の遂行の結果を報告するもの

 上申 上司に対し、意見又は事実を述べるもの

 内申 主として部内の人事関係事項について上申するもの

 辞令 職員の身分、給与、勤務等の異動についてその旨を記載して当人に交付するもの

 儀礼的文書

 訴訟関係文書

 その他の文書

(一部改正〔平成15年訓令4号〕)

(書き方)

第3条 公用文は、左横書きとする。ただし、次に掲げるものは、縦書きとする。

(1) 法令等の規定により様式を縦書きと定められているもの

(2) 他の官公庁において様式を縦書きに定めているもの

(3) 広報紙

(4) 賞状、表彰状、感謝状、弔辞その他これらに類するもののうち、縦書きが適当と認められるもの

(5) その他総務課長が特に縦書きを適当と認めるもの

(一部改正〔平成11年訓令3号・15年4号〕)

(文体)

第4条 公用文は、口語体で書き表し、「ます」体を用いるものとする。ただし、条例、規則、告示、公告、訓令、伺いその他規程の形式をとる公用文にあつては、「である」体を用いるものとする。

2 公用文の作成に当たつては、次に掲げる事項に留意しなければならない。

(1) 文語体の表現は、避けること。

(2) 文章は、なるべく短く区切り、又は箇条書にすること。

(3) 文の飾り、あいまいな言葉又は回りくどい表現は、避けること。

(用字)

第5条 公用文の用字は、漢字、平仮名及び算用数字とする。ただし、外国の地名、人名及び外国語(外来語を含む。)は、片仮名を用いる。

2 公用文に用いる漢字の範囲、音訓及び字体は、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)の本表及び付表によるものとする。ただし、次に掲げる言葉については、この限りでない。

(1) 専門用語及び特殊用語

(2) 日本の地名及び人名その他の固有名詞

3 公用文の仮名遣いは、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)によるものとする。

4 公用文の送り仮名の付け方は、原則として送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)の本文の通則1から通則6までの本則及び例外、通則7並びに付表の語(1のなお書きを除く。)によるものとする。ただし、複合の語(送り仮名の付け方の本文の通則7を適用する語を除く。)のうち、活用のない語であつて読み間違えるおそれのないものについては、送り仮名の付け方の本文の通則6の許容によるものとする。

5 数字の書き表し方は、次のとおりとする。

(1) 数字は、算用数字を用いる。ただし、次の場合には、漢字を用いる。

 「二重原」、「廿日市二丁目」などのように固有名詞に用いる場合

 「二、三日」、「数十日」などのように概数を示す場合

 「一般」、「一部分」、「四捨五入」などのように数量的な意味が薄くなつた語に用いる場合

 「100万」、「10億」などのように万以上の数の単位として用いる場合

 「一つずつ」、「二間続き」などのように「ひとつ」、「ふたつ」などと読む場合

(2) 縦書きの場合には、「一」、「二」、「三」、「十」、「百」、「千」、「万」、「億」等の漢字を用いるものとする。

(一部改正〔平成23年訓令1号〕)

(用語)

第6条 公用文の用語は、平易簡潔なものを用いるものとし、次に掲げる事項に留意しなければならない。

(1) 特殊な言葉、堅苦しい言葉又は使い方の古い言葉を使わず、日常一般に使われている易しい言葉を用いること。

(2) 言いにくい言葉を使わず、口調のよい言葉を用いること。

(3) 音読する言葉で意味の分かりにくいもの又は意味が二様にとれるものは、意味のめいりような他の言葉に言い換えること。

(見出し符号)

第7条 規程形式をとる公用文の条名、項番号、号番号などの書き方は、次の例による。

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2 一般の公用文の項目を細別するときは、次の例による。ただし、項目の少ない場合は、「第1」、「第一」を省いて「1」、「一」から用いる。

(1) 左横書きの場合

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(2) 縦書きの場合

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(区切り符号)

第8条 公用文において用いる区切り符号は、次のとおりとする。

種類

呼称

一般的な用い方

まる(句点)

一つの文を完全に言い切つたところに用いる。

てん(読点)

言葉の切れ続きを明らかにする必要のあるところに用いる。

数のけたを示す場合に用いる。(縦書きのものに限る。)

コンマ

数のけたを示す場合に用いる。(左横書きのものに限る。)

なかてん

名詞を並列する場合に用いる。

外国の人名及び地名並びに外国語(外来語を含む。)の区切りとして用いる。

表の中で日付又は時刻を書き表す場合に用いる。(縦書きのものに限る。)

数に単位以下の端数がある場合に整数と小数の区切りとして用いる。(縦書きのものに限る。)

ピリオド

表の中で日付又は時刻を書き表す場合に用いる。(左横書きのものに限る。)

数に単位以下の端数がある場合に整数と小数の区切りとして用いる。(左横書きのものに限る。)

コロン

説明文等が次に続くことを示す場合に用いる。(左横書きのものに限る。)

( )

かつこ

一つの語句又は文の後に注記を加える場合、見出しを囲む場合などに用いる。

〔 〕

そでかつこ

括弧の中で、さらに括弧を用いるときに用いる。

「 」

かぎ

引用する語句若しくは文又は特に示す必要がある語句を表す場合に用いる。

『 』

ふたえかぎ

かぎの中で、さらにかぎを用いるときに用いる。

なみがた

「…から…まで」を示す場合の略符号として用いる。(左横書きのものに限る。)

ダッシュ

語句の説明、言い換えなど及び番地の省略符号として用いる。(左横書きのものに限る。)

ハイフン

四半期を書き表す場合に用いる。(左横書きのものに限る。)

なかせん

語句の説明、言い換えなど、四半期を書き表す場合及び番地の省略符号として用いる。(縦書きのものに限る。)

(人名及び地名)

第9条 人名の配列順序は、五十音順によるものとする。

2 地名を平仮名書きにする場合は、次によるものとする。

(1) その土地の呼び名(地方的ななまりのあるものを除く。)を基準とすること。

(2) 「じ」又は「ぢ」で書くかどうか区別の根拠の付けにくいものにあつては「じ」を、「ず」又は「づ」で書くかどうか区別の根拠の付けにくいものにあつては「ず」を用いること。

(書式)

第10条 公用文作成に当たつての基本となる書式は、別記第1から別記第7までのとおりとする。

附 則

1 この訓令は、昭和63年4月1日から施行する。

2 公文例式及び文体用語等に関する規程(昭和31年訓令第1号)は、廃止する。

附 則(平成11年4月1日訓令第3号)

この訓令は、平成11年4月1日から施行する。

附 則(平成15年4月1日訓令第4号)

この訓令は、平成15年4月1日から施行する。

附 則(平成18年11月30日訓令第12号)

この訓令は、平成18年12月1日から施行する。

附 則(平成23年1月1日訓令第1号)

この訓令は、平成23年1月1日から施行する。

(一部改正〔平成15年訓令4号〕)

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(一部改正〔平成15年訓令4号〕)

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(全部改正〔平成15年訓令4号〕)

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(一部改正〔平成15年訓令4号〕)

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(一部改正〔平成15年訓令4号〕)

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(一部改正〔平成15年訓令4号・18年12号〕)

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(一部改正〔平成15年訓令4号〕)

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公用文に関する規程

昭和63年4月1日 訓令第1号

(平成23年1月1日施行)